Outsourcing ist kein Selbstläufer!
Ein Projektmanagement, eine Ausschreibung, ein juristisches Vertragswerk und der Wille zweier Parteien für eine bestimmte Dauer mit einander arbeiten zu wollen, sind für ein nachhaltiges erfolgreiches Outsourcing nicht ansatzweise ausreichend.
Der „ADvanced Business EXcellence-Prozess“ ist der Schlüssel zum nachhaltigen Erfolg im In- und Outsourcing.
1. Entwicklung einer Vision / ProjektstartÖffnen/Schließen
- Analyse der Unternehmensvision und Beschreibung der Sourcingvision
- Erstellung einer Kommunikationsmatrix
- Vorbereitung und Ausführung des Projekt Kick offs mit den relevanten Beteiligten als Basis für eine verbindliche Ziel- und Ergebniserreichung
2. Konzeption der bestmöglichen Sourcing-StrategieÖffnen/Schließen
- Festlegung der Sourcing-Strategie einschließlich der Vorgehensweise inkl. Projektsteckbrief
- Etablierung des Professional Project Managements auf Basis der corporate methodology Chestra, welche u.a. die besten Ansätze der Projekt Management Methoden PMI und PRINCE 2 integriert
- Etablierung eines Projektmonitorings und -reportings
- Identifizierung kritischer Erfolgsfaktoren
- Evaluierung der quantitativen und qualitativen Verfügbarkeit der Unternehmensressourcen (technische und personelle Ressourcen)
- Definition der Stärken (Kernkompetenzen) und Schwächen (Optimierungspotentiale) der Unternehmens-IT einschließlich der zukünftigen Ausprägung über den Ausbau der Stärken und die Minimierung der Schwächen
3. Design / Grobkonzeption auf Basis von Business und IT-AnalysenÖffnen/Schließen
- Durchführung einer IST Analyse (Due Diligence) und Dokumentation des Ist Zustandes (Current Mode of Operation - CMO) auf Basis des Hexagons des Wandels:
- die Prozesse
- die Organisation
- die Standorte
- die Anwendungen
- die Daten und
- die Technologien
- Ausführung des Zukunftsmanagements zur Implementierung des aktiven vorausschauenden Denken und Handelns zur Identifizierung und Bewertung (in der Außensicht durch Primär- und/oder Sekundär-Marktstudien) der zukünftigen Veränderungen der Mitbewerber, Dienstleister, Kunden, Märkte, Technologien, personellen Ressourcensituationen und wenn notwendig, politischer Rahmenbedingungen im nationalen und/oder internationalen Business.
- Implementierung von "best practise" Ansätzen auf Basis des Business IT-Alignments (IT Governance), ITIL, CobiT und weiterer Standards für die Ausrichtung der IT an die Geschäftsziele und umfasst:
- die effektive und effiziente Steuerung der IT
- die fortwährende Ausrichtung der IT an den Unternehmenszielen und -prozessen und Unterstützung des Unternehmen bei der Erreichung der Geschäftsziele (Strategic Alignment)
- den verantwortungsvollen und nachhaltigen Einsatz der IT-Ressourcen (Mitarbeiter, Systeme, finanzielle Mittel ›› Ressourcenmanagement)
- die IT-Risiken zu erkennen, zu beurteilen und zu managen (Risk Management)
- die Messung der Performance der IT-Prozesse und Services (Performance Measurement)
- die Bewertung des Wertbeitrags der IT (Value Delivery)
- Definition der Anforderungen, Bedürfnisse und Spezifika des Auftraggebers
- Definition des Grobkonzeptes inkl. der IT Schnittführung im Rahmen des In- und Outsourcings (Future Mode of Operation – FMO) auf Basis der Symbiose aus Insourcing und Outsourcing
- Design alternativer Lösungsmodelle
- Definition von wesentlichen SLAs und KPIs unter Vermeidung von Ketten-SLAs einschließlich der erforderlichen Reports
- Aufbau einer Elementenkettenmatrix
- Erstellung eines qualifizierten Servicekatalogs
4. Ermittlung von OptimierungspotenzialenÖffnen/Schließen
- Analyse der Grobkonzeption auf kurzfristig realisierbare Optimierungspotentiale (sogenannte Quick Wins)
- Definition der erforderlichen Maßnahmen und Realisierungskosten
- Erarbeitung von „Busines Cases“ für die Realisierung der Optimierungspotenziale
5. Durchführung von Kosten-Nutzen-AnalysenÖffnen/Schließen
- Ausarbeitung von wertschöpfenden Sourcingvarianten (Mögliche Optionen in der Schnittführung) einschließlich Bewertung der Risiken
- Evaluierung der möglichen Transition-/Transformations-, zukünftigen Lizenz, Hardware-, Betriebs- und sonstiger Kosten versus der aktuellen Kosten
- Erarbeitung von „Busines Cases“ für die Realisierung der wertschöpfenden Sourcingvarianten
6. Erstellung einer Entscheidungsmatrix zur Leistungsbewertung im Hinblick auf Insourcing- und OutsourcingpotentialeÖffnen/Schließen
- Erarbeitung einer Elementenkettenmatrix mit den relevanten Services, Serviceschnittstellen und Verantwortlichkeiten im CMO und FMO
- Evaluierung der Leistungen im Hinblick auf Insourcing- und Outsourcingpotentiale zur Sicherstellung ganzheitlicher Services bzw. Prozesse sowie die Vermeidung von Leistungsüberdeckung oder –unterdeckung
- Erstellung einer Empfehlung mit Pros und Contras zu den wertschöpfenden Sourcingvarianten
- Einholung der Entscheidung „Make or Buy“, sprich Festlegung der Schnittführung für die anstehende Symbiose aus Insourcing und Outsourcing
7. Erstellung versierter AusschreibungenÖffnen/Schließen
8. Transparente Auswahl des geeigneten ServicegebersÖffnen/Schließen
- Erstellung einer versierten Bewertungsmatrix (über mehrere Prozessschritte beginnend mit dem Angebot in der Ausschreibungsphase bis zum Abschluss des Vertrages) für eine transparente und belastbare Auswertung des idealen Dienstleisters
- Auswertung der eingegangenen Angebote einschließlich Identifizierung von fehlenden oder geänderten Leistungen aus der Ausschreibung
- Ausführung von Bietergesprächen und Angebotspräsentationsterminen
- Leitung der Bieterbewertungen in der Ausschreibungsphase
- Erstellung einer short list mit den besten Bieterangeboten
- Besichtigung von Bieterlokationen und Ausführung von Besuchen von Referenzkunden
- Erstellung einer finalen Bieterbewertung und Erstellung einer Empfehlung
9. Durchführung der VertragsverhandlungÖffnen/Schließen
- Ausarbeitung der Verhandlungsregie
- Durchführung der fachlichen und wirtschaftlichen Vertragsverhandlung bis zur Vertragsunterzeichnung
10. Begleitung der Due Diligence und TransitionÖffnen/Schließen
- Coaching des Auftraggeber-Projektleiters oder Übernahme der Transition-/Transformation-Projektleitung (Transition Mode of Operation - TMO)
- Aktive Unterstützung der Due Diligence vom Auftragnehmer
- Sicherung der vereinbarten Leistungen sowie die Wirksamkeit des Vertrages (MPC)
- Qualitätssicherung beim Verantwortungsübergang (Change of Control – CoC)
- Abnahme der vertraglich vereinbarten Leistungen bei Übergabe in den Betrieb (hand over to operate)
11. Coaching des Auftraggebers im Service Delivery ManagementÖffnen/Schließen
- Etablierung des Service Delivery Managements beim Auftraggeber
- Ausführung von Trainings im Service Delivery Management
- Coaching des „Service Delivery Managers”
- Durchführung des Contract Change und Claim Managements (MPC)
- Alternativ: Planung, Steuerung und Kontrolle des operativen Betriebs im Rahmen der aktiven Übernahme des „PRIME Service Managements“
